DHS Anuncia Flexibilidad en los Requisitos Relacionados con el Cumplimiento del Formulario I-9

Debido a las precauciones que están implementando los empleadores y empleados relacionadas con la proximidad física asociada con COVID-19, el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) anunció hoy que ejercerá discreción para diferir los requisitos de presencia física asociados con la Verificación de Elegibilidad de Empleo (Formulario I-9) bajo la Sección 274A de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA). Empleadores con empleados que toman precauciones de proximidad física debido a COVID-19 no estarán obligados a revisar los documentos de identidad y autorización de empleo del empleado en la presencia física del empleado. Sin embargo, los empleadores deben inspeccionar los documentos de la Sección 2 de manera remota (por ejemplo, a través de enlace de video, fax o correo electrónico, etc.) y obtener, inspeccionar y conservar copias de los documentos, dentro de tres días hábiles para fines de completar la Sección 2. Los empleadores también deben ingresar “COVID-19” como el motivo del retraso de la inspección física en el campo de Información Adicional de la Sección 2 una vez que se realice la inspección física después de que se reanuden las operaciones normales. Una vez que los documentos hayan sido inspeccionados físicamente, el empleador debe agregar “documentos examinados físicamente” con la fecha de inspección al campo de información adicional de la Sección 2 en el Formulario I-9, o a la sección 3 según corresponda. Estas disposiciones pueden ser implementadas por los empleadores por un período de 60 días a partir de la fecha de este aviso O dentro de 3 días hábiles después de la terminación de la Emergencia Nacional, lo que ocurra primero.

Los empleadores que se acojan a esta opción deben proporcionar documentación escrita de su política de incorporación remota y teletrabajo para cada empleado. Esta carga recae únicamente en los empleadores.

Una vez que se reanuden las operaciones normales, todos los empleados que fueron incorporados mediante verificación remota, deben presentarse ante su empleador dentro de tres días hábiles para la verificación en persona de la identidad y la documentación de elegibilidad de empleo para el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo. Una vez que los documentos hayan sido inspeccionados físicamente, el empleador debe agregar “documentos examinados físicamente” con la fecha de inspección al campo de información adicional de la Sección 2 en el Formulario I-9, o a la sección 3 según corresponda.

Cualquier auditoría de Formularios I-9 posteriores utilizaría la “fecha de finalización en persona” como punto de partida solo para estos empleados.

Esta disposición solo se aplica a empleadores y lugares de trabajo que operan de forma remota. Si hay empleados físicamente presentes en un lugar de trabajo, no se están implementando excepciones en este momento para la verificación en persona de la identidad y la documentación de elegibilidad de empleo para el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo. Sin embargo, si los empleados recién contratados o los empleados existentes están sujetos a protocolos de cuarentena o encierro por COVID-19, DHS evaluará esto caso por caso. Además, los empleadores pueden designar a un representante autorizado para que actúe en su nombre para completar la Sección 2. Un representante autorizado puede ser cualquier persona que el empleador designe para completar y firmar el Formulario I-9 en su nombre. El empleador es responsable de cualquier violación en relación con el formulario o el proceso de verificación, incluidas las violaciones en relación con el formulario o el proceso de verificación, incluidas las violaciones de las leyes de sanciones al empleador cometidas por la persona designada para actuar en nombre del empleador.”

A partir del 19 de marzo de 2020, a cualquier empleador al que se le hayan notificado NOI por parte de DHS durante el mes de marzo de 2020 y que aún no haya respondido se le concederá una prórroga automática de 60 días a partir de la fecha de entrada en vigor. Al final del período de prórroga de 60 días, DHS determinará si se concederá una prórroga adicional.

En el futuro, DHS continuará monitoreando la Emergencia Nacional en curso y proporcionará orientación actualizada según sea necesario. Los empleadores deben monitorear los sitios web de DHS e ICE para obtener actualizaciones adicionales sobre cuándo se terminarán las prórrogas y se reanudarán las operaciones normales.